¿Para qué sirven las
plataformas de gestión
de colaboradores?

Sin importar la naturaleza del negocio o la industria a la que pertenece una compañía, optimizar recursos tan valiosos como el talento humano resulta fundamental para su crecimiento. Bajo esa premisa, y en línea con los constantes desarrollos digitales, las herramientas disponibles para gestionar el trabajo de los diferentes equipos y, por consiguiente, su productividad son infinitas y de fácil manejo.

Si bien las soluciones tecnológicas ayudan a llevar a buen término los proyectos que se emprenden en equipo, es conveniente considerar otros elementos que son clave a la hora de gestionar grupos. La EAE Business School, una prestigiosa escuela de negocios española, recomienda implementar las siguientes prácticas para así lograr el éxito en la consecución de objetivos corporativos:

Visión clara

Transmitir la visión y la misión de la organización mejora o mantiene la motivación y, además, señala el camino que deben seguir los colaboradores.

Selección

La correcta selección del talento es fundamental, pues solo así se garantiza que todos los miembros del equipo contribuyan a los logros y consecución de metas.

Comunicación

Es una habilidad esencial, pues de ella depende una fluida colaboración, especialmente si las personas trabajan remotamente.

Fortalezas

Es importante conocer los puntos fuertes de cada uno de los miembros del grupo, pues así el líder asignará las tareas de una forma más eficiente y logrará un mayor rendimiento del equipo.

Reconocimiento

Valorar y reconocer los esfuerzos y los logros individuales y colectivos del grupo, impacta positivamente y genera satisfacción entre los colaboradores.

Señales de una
deficiente gestión de equipos

Proyectos
fallidos

Los proyectos no se completan o si se finalizan, no suelen tener éxito.

Objetivos
no cumplidos

Las metas empresariales, como las de ventas o el número de contenidos de marketing publicados, no se cumplen o se retrasan. Esto puede afectar gravemente los resultados anuales de una empresa.

Colaboradores
insatisfechos e improductivos

Esto sucede cuando no es clara la finalidad y los colaboradores no saben para qué realizan ciertas actividades. Es también evidencia de falta de motivación.

Exceso
de rotación

Esto puede ser resultado de un proceso de selección o de una gestión de talento inadecuada. Esto, por lo general, le crea costos adicionales a la empresa.

Entonces, la dirección de proyectos entra a jugar un papel significativo en este escenario, pues del líder dependerá el éxito de la gestión. Ahora, una vez exista claridad sobre la finalidad de la operación general de la compañía y de cada proyecto que se emprenda, las plataformas ayudarán a organizar los flujos de trabajo, optimizar los tiempos que se invierten en cada tarea y aumentar la productividad individual y de grupo.

¿Cuáles son las
herramientas de gestión?

Como lo mencionamos anteriormente, las alternativas en el mercado son variadas, pero de la naturaleza y complejidad del proyecto y la dinámica del equipo dependerá la selección de la aplicación correcta.

¿Cuáles son sus
ventajas?

A medida que nuevos modelos de trabajo entran en el panorama laboral actual, también lo hacen nuevas formas de administración de actividades. Así, por ejemplo, el teletrabajo propone un sistema de cumplimiento por tareas que, a su vez, establece objetivos y tiempos precisos para su alcance.

Y qué mejor que las plataformas de gestión de colaboradores para hacer un seguimiento detallado y así garantizar un alto nivel de productividad. Pero, ¿cuáles con las ventajas que tienen este tipo de herramientas?

Gestión eficiente de tareas: cada proyecto consiste en numerosas tareas que usted o su equipo deben completar. Aquí es donde una herramienta de gestión es muy útil, pues permite asignar las tareas, el tiempo ideal en el que se deben desarrollar y el acceso a los insumos necesarios para llevarla a cabo.

Acceso compartido a documentos, calendarios y contactos: una de las complejidades de los proyectos es la cantidad de información que se maneja y comparte. Este tipo de herramientas tiene la capacidad para crear un almacenamiento de documentos centralizado para que los miembros del equipo puedan acceder a ellos para editarlos y así contribuir de forma rápida.

Herramientas visuales: la planificación resulta más sencilla cuando se hace de forma visual. Así se pueden crear flujos de trabajo personalizables y se puede ver quién está a cargo de qué y las fechas de entrega de cada tarea. Es un panorama completo del trabajo del equipo.

Información actualizada y en tiempo real: los archivos, datos o documentos compartidos a un equipo pueden ser susceptibles a cambios durante el desarrollo de un proyecto. Cuando se modifican, la información queda disponible para todos de forma inmediata, lo que mejora considerablemente los procesos.

La utilización de las tecnologías actualmente disponibles maximiza el rendimiento de los equipos y mejora el flujo de trabajo, ya que todos son capaces de colaborar en una variedad de tareas. Esto conduce a una mejora significativa en la productividad y, por consiguiente, en mayores ganancias para el negocio. El objetivo final: obtener resultados de la más alta calidad en el menor tiempo posible, una meta alcanzable con el uso de una plataforma de gestión.

¿Cómo funciona este
tipo de plataformas?

Una aplicación de gestión no solo monitorea el trabajo de un equipo, sino que tiene la capacidad de crear informes detallados sobre el impacto que cada actividad y sus avances en el tiempo tienen sobre el presupuesto del proyecto y la salud financiera de la compañía. Infomedia Services S.A., empresa líder en la planificación, ingeniería y operación de soluciones tecnológicas, utiliza las herramientas en su Solución Integrada de Teletrabajo que garantizan una mayor productividad entre los equipos remotos.

Este aumento de productividad resulta de las estrategias de monitoreo que se implementan de cinco formas, así. Es importante aclarar que el seguimiento solo ocurre cuando los colaboradores seleccionan la tarea a realizar.

Gestión de tareas: mantenerse productivo en el trabajo consiste en tener control efectivo sobre el tiempo asignado a cada tarea y proyecto. Cada colaborador podrá administrar de manera eficiente y responsable la gestión de su tiempo.

Informes con valor agregado: obtenga informes que le muestren cómo su equipo de colaboradores gestiona sus tareas y proyectos. Personalice cada informe para que muestre los datos que necesite.

Uso eficiente de la web y aplicaciones: con el objetivo de fortalecer metodologías de trabajo y productividad, es posible analizar y determinar tiempos destinados por los colaboradores al uso de aplicaciones y sitios web no relacionados con los proyectos.

Flexibilidad: la plataforma puede ser utilizada en computadores de escritorio, tabletas o teléfonos móviles para apoyar el proceso de productividad y gestión de colaboradores desde cualquier lugar.

Características opcionales: en caso de ser necesario, se pueden activar funcionalidades que apoyen la supervisión remota de actividades o procesos de auditoría interna como capturas de pantalla del escritorio o webcams.

Seguridad de los datos
y medidas de privacidad

Cada vez que exista comunicación entre el navegador y la aplicación de gestión para el manejo de tareas, registro de productividad, envío de documentos u otra actividad, hay un riesgo potencial de intercepción y acceso a los datos. Pero este tipo de plataformas utilizan sistemas de encriptación, lo que significa que si alguien ilegalmente tuviera acceso a esta, no podría leer la información.

Los archivos almacenados en el servidor cuentan con un cifrado SSL (Secure Sockets Layer) para brindar un nivel de seguridad adicional a los datos de la empresa. Estos servidores están ubicados en instalaciones seguras de centros de datos que tiene un monitoreo permanente (7x24).