Dada la coyuntura que se está viviendo en el mundo como resultado de la pandemia del COVID-19, instituciones como la Organización Mundial de la Salud (OMS) y diferentes gobiernos han tomado medidas para evitar su propagación. Una de las más importantes fue decretar aislamientos preventivos obligatorios, situación que ha llevado a muchas compañías a implementar estrategias de trabajo remoto. Y aunque muchas ya contaban con una infraestructura para hacerlo, a otras las tomó por sorpresa y, de un día para otro, debieron implementar acciones para que sus colaboradores desarrollaran sus labores desde sus casas.
En la actualidad vemos cómo los entornos empresariales han concentrado sus esfuerzos para proporcionar a sus equipos herramientas que responden a los aspectos claves del teletrabajo: confianza y colaboración. En este contexto, encontramos plataformas de videoconferencia, chat, correo electrónico y diferentes espacios de almacenamiento en la nube en los que se pueden compartir archivos confidenciales o críticos.
Estas aplicaciones generan riesgos asociados a la accesibilidad, integridad, trazabilidad y confidencialidad de los datos y, por ende, se hace necesario que los entornos empresariales se centren en integrar ecosistemas de teletrabajo más robustos, confiables y seguros. Para lograr este alcance estratégico, Infomedia Services S.A. propone una serie de herramientas a través de una suite de soluciones que conforman un ecosistema de teletrabajo productivo en tiempos de crisis.
Tabla de contenidos
- Entorno colaborativo
Este tipo de plataformas virtuales son, sencillamente, el espacio que se usa para trabajar colaborativamente desde diferentes lugares. Son el punto de partida de cualquier actividad de teletrabajo pues facilitan, en tiempo real, el desarrollo de los proyectos y, al mismo tiempo, posibilitan la comunicación de los colaboradores.
El usuario ingresa a ese universo infinito que es la nube, donde puede interactuar con su equipo de manera constante. Dentro de este tipo de plataformas se puede compartir información y trabajar simultáneamente en un archivo, así como usar otras herramientas como las pizarras electrónicas. Estas funcionan como un tradicional tablero de una sala de juntas y son perfectas para esas sesiones de lluvia de ideas que se sostienen con un equipo.
La posibilidad de centralizar las comunicaciones, los archivos y el progreso de los proyectos que se manejan dentro de la organización, permite un intercambio claro de la información. No obstante, esto va más allá de solo mejorar la comunicación. Acceder todos y a todo en un solo lugar se traduce en eficiencia y, por consiguiente, en crecimiento del negocio.
A pesar de las ventajas y los beneficios, puede existir un poco de incertidumbre por la fallas de seguridad que se puedan presentar. Pero en este tipo de plataformas de colaboración virtual, el acceso es estrictamente otorgado a las personas que hagan parte del equipo, los únicos que podrán conocer la información que se maneja en el espacio.
Entre las múltiples plataformas que existen en el mercado, Infomedia Service S.A., empresa experta en soluciones de teletrabajo, utiliza sistemas de comunicación remota que tienen herramientas para organizar las tareas de los equipos como chats, videoconferencias, pizarras en línea, archivos compartidos y calendarios, así como otros espacios virtuales que permiten realizar webinars o seminarios interactivos.
2. Plataforma de gestión
Las compañías han adoptado diferentes herramientas para acompañar la labor de sus colaboradores y, de esta forma, apoyarlos en el desarrollo eficiente de sus proyectos. La implementación de plataformas que gestionan el trabajo de los colaboradores y, por consiguiente, optimizan su productividad, tienen resultados positivos que impacta directamente los estados financieros de las empresas. Ahora, y como consecuencia de la situación que vive el mundo a raíz de la pandemia del COVID-19, esta es una solución conveniente para las organizaciones que el dieron continuidad a su operación a través del teletrabajo.
Aunque aún existen reparos sobre esta modalidad laboral, estas alternativas de gestión resultan particularmente eficientes para las estructuras empresariales que usan el trabajo a distancia, pues reduce la incertidumbre sobre la productividad de los miembros de un equipo que operan desde diferentes locaciones.
¿Qué funciones puedo adquirir con este tipo de plataformas?
Suelen ser soluciones 360 grados que brindan opciones personalizadas, para así adaptarse a las necesidades y estilos de trabajo de cada empresa. Infomedia Service S.A., expertos en el desarrollo e implementación de soluciones de teletrabajo, recomienda herramientas de monitoreo diseñadas para elevar la productividad de las organizaciones.
Y los datos, ¿dónde quedan almacenados?
La información se guarda encriptada en servidores, lo que proporciona un nivel adicional de seguridad para los datos de la compañía. Estos cuentan con soporte, monitoreo y hosting las 24/7.
3. Seguridad en conexiones remotas
Si bien una conexión de internet estable es uno de los principios básicos del teletrabajo, la seguridad de los datos que se manejan en línea entra a jugar un papel fundamental en este panorama. Como bien se sabe, contar con una red privada de internet como la que tienen las empresas y desde la que todos accedemos en casa a través de una contraseña, no es suficiente para proteger información confidencial, especialmente cuando se trata de grandes compañías, organizaciones y gobiernos.
Cómo olvidar aquel escándalo en 2013 en el que la gigante Yahoo fue víctima de piratas informáticos, quienes obtuvieron ilegalmente los datos de 3.000 millones de sus usuarios. O, cuando a Uber le robaron la información personal de 57 millones de usuarios y conductores. También, cuando la seguridad de iCloud, el famoso sistema de almacenamiento en nube de Apple, fue violada por dos hackers que accedieron a fotos íntimas de celebridades como Ariana Grande, Kim Kardashian, Rihanna y Selena Gómez, entre otras.
Las amenazas son inminentes, pero estas brechas de seguridad se pueden evitar con dos capas de seguridad: un sistema VPN y la implementación de un doble factor de autenticación
4. Plataforma de e-learning
Tras las rigurosas medidas tomadas por los gobiernos del mundo, algunas compañías sufrieron cambios repentinos en sus formas de trabajo para las que no estaban preparadas. Bajo este panorama, un sin número de trabajadores y compañías recurrieron al uso de plataformas virtuales para evitar la interrupción de sus actividades y responder satisfactoriamente a sus objetivos.
Sin embargo, durante un confinamiento masivo se presentan situaciones que no son propias del teletrabajo en tiempos normales, pues estar en compañía permanente de la familia puede complicar las jornadas laborales. Más allá de las herramientas tecnológicas, es necesario contar con un espacio adecuado y establecer rutinas, pues de lo contrario trabajar en casa puede generar molestia y frustración.
Entonces, entre la implementación de estas soluciones, las empresas han incluido plataformas de formación para facilitar la transición hacia el teletrabajo y fomentar procesos de adopción y capacitación entre de los colaboradores.
5 beneficios de estas plataformas
- Ahorro de costos dentro de la organización gracias a la apertura de canales de comunicación internos y externos. Esto permite una mayor capacidad de respuesta en los diferentes frentes del cargo de un colaborador y de los servicios de la empresa.
- Crecimiento profesional de los colaboradores. Los procesos de capacitación a los que tienen acceso los trabajadores, desarrollarán habilidades que los transformarán en activos valiosos para la organización. Adicionalmente, la plataforma se convierte en un espacio interactivo para la creación de ideas y estrategias que nacen de quienes hacen parte de los nuevos espacios.
- La plataforma permitirá al empleador evaluar la labor de sus colaboradores y medir lo aprendido a través de pruebas virtuales. De esta forma se posibilitan el conocimiento de los puntos débiles y las oportunidades de mejora de la plataforma y de los miembros de la empresa.
- Un aspecto importante es que los colaboradores perciben el esfuerzo que la empresa realiza en el desarrollo de sus capacidades, lo que genera un mayor sentido de pertenencia.
- Al poner en marcha una plataforma de e-learning en la organización, las empresas logran construir una reputación positiva en la industria a la que pertenecen, por la eficiencia en los procesos, la capacitación empresarial y la mejora en el entorno de trabajo interno y externo que se obtiene.
Un plataforma e-learning empresarial puede ser una solución que haga crecer a la compañía y a sus profesionales, pues estas herramientas pueden ser personalizadas y alimentadas constantemente por la empresa. Acceder también a eventos virtuales como charlas, conferencias, webinars, talleres y más oportunidades de formación contribuye al fortalecimiento de competencias, habilidades y conocimientos.
5. Gestión de indicadores
Este es un sistema capaz de integrarse a múltiples plataformas, incluyendo, por ejemplo, la que Infomedia Services S.A. utiliza para la gestión de colaboradores. Esta, en particular, cuenta con un tablero de mando que muestra la relación entre el cumplimiento de los indicadores de una organización y la estrategia corporativa.
Una solución de este tipo tiene la capacidad de parametrizar los indicadores establecidos por la compañía y de arrojar datos precisos que son usados a un nivel ejecutivo a la hora de tomar decisiones basadas en estadísticas que definen el futuro de un negocio.
El tablero de mando de Abacox, una plataforma creada por Infomedia Service S.A., utiliza la metodología Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral para visualizar el cumplimiento de los objetivos empresariales. Asimismo, esta recibe la información de otras herramientas y aplicaciones a través de una API (Application Programming Interface, por sus siglas en inglés) que facilita la interacción entre las plataformas y las alimenta automáticamente.
Pero, ¿de qué se trata la metodología BALANCED SCORECARD?
Se trata de alinear la estrategia corporativa y los elementos operativos de la empresa para estimular su crecimiento. A partir de esta metodología, los conceptos financieros dejaron de ser la única fuente de información de las evaluaciones de desempeño, y se integraron otras perspectivas que componen un panorama más completo y preciso de la organización.
Y es, precisamente, un balance entre los indicadores de cada perspectiva lo que permite tener una visualización de todo lo que sucede en la organización en términos estratégicos, logísticos, presupuestales, entre otros. El objetivo final es, entonces, conocer, comunicar y medir la estrategia corporativa a través de KPI (Key Performance Indicator) establecidos, para así tomar decisiones oportunas encaminadas a la mejora de resultados.
6. Mesa de servicios profesionales
Capa de implementación
Esta primera fase, en la que se instalan todas las aplicaciones necesarias para mantener una operación estable, cuenta con una metodología ágil de instalación y tiene la ventaja de hacerse completamente de manera remota, al igual que la configuración de la plataforma y las pruebas de aceptación.
Capa de operación
La capa de operación se considera como la segunda fase de implementación de una mesa de servicios profesionales.
Beneficios de una mesa de servicios profesionales
Este servicio proporciona los siguientes beneficios para los usuarios y para la organización:
