Soluciones de teletrabajo
en tiempos de crisis
Dada la coyuntura que se está viviendo en el mundo como resultado de la pandemia del COVID-19, instituciones como la Organización Mundial de la Salud (OMS) y diferentes gobiernos han tomado medidas para evitar su propagación. Una de las más importantes fue decretar aislamientos preventivos obligatorios, situación que ha llevado a muchas compañías a implementar estrategias de trabajo remoto. Y aunque muchas ya contaban con una infraestructura para hacerlo, a otras las tomó por sorpresa y, de un día para otro, debieron implementar acciones para que sus colaboradores desarrollaran sus labores desde sus casas.
El teletrabajo se convirtió, entonces, en un salvavidas para que muchas empresas pudieran continuar con sus actividades a distancia y, así, evitar en lo posible una afectación en su operación durante la crisis global.
Ventajas como el aumento de la productividad al eliminar los traslados hacia la oficina, la reducción de la ausencia laboral, un significativo ahorro en infraestructura física y la implementación de nuevas tecnologías, entre otras, pueden tener un impacto directo y positivo en la salud del negocio.
En la actualidad vemos cómo los entornos empresariales han concentrado sus esfuerzos para proporcionar a sus equipos herramientas que responden a los aspectos claves del teletrabajo: confianza y colaboración. En este contexto, encontramos plataformas de videoconferencia, chat, correo electrónico y diferentes espacios de almacenamiento en la nube en los que se pueden compartir archivos confidenciales o críticos.
Estas aplicaciones generan riesgos asociados a la accesibilidad, integridad, trazabilidad y confidencialidad de los datos y, por ende, se hace necesario que los entornos empresariales se centren en integrar ecosistemas de teletrabajo más robustos, confiables y seguros. Para lograr este alcance estratégico, Infomedia Service S.A. propone una serie de herramientas a través de una suite de soluciones que conforman un ecosistema de teletrabajo productivo en tiempos de crisis.
Tabla de contenidos
Capítulo
Capítulo
Capítulo
Capítulo
Capítulo
Capítulo
1
Capítulo
Entorno colaborativo
Este tipo de plataformas virtuales son, sencillamente, el espacio que se usa para trabajar colaborativamente desde diferentes lugares. Son el punto de partida de cualquier actividad de teletrabajo pues facilitan, en tiempo real, el desarrollo de los proyectos y, al mismo tiempo, posibilitan la comunicación de los empleados.
El usuario ingresa a ese universo infinito que es la nube, donde puede interactuar con su equipo de manera constante. Dentro de este tipo de plataformas se puede compartir información y trabajar simultáneamente en un archivo, así como usar otras herramientas como las pizarras electrónicas. Estas funcionan como un tradicional tablero de una sala de juntas y son perfectas para esas sesiones de lluvia de ideas que se sostienen con un equipo.
La posibilidad de centralizar las comunicaciones, los archivos y el progreso de los proyectos que se manejan dentro de la organización, permite un intercambio claro de la información. No obstante, esto va más allá de solo mejorar la comunicación. Acceder todos y a todo en un solo lugar se traduce en eficiencia y, por consiguiente, en crecimiento del negocio.
A pesar de las ventajas y los beneficios, puede existir un poco de incertidumbre por la fallas de seguridad que se puedan presentar. Pero en este tipo de plataformas de colaboración virtual, el acceso es estrictamente otorgado a las personas que hagan parte del equipo, los únicos que podrán conocer la información que se maneja en el espacio.
Entre las múltiples plataformas que existen en el mercado, Infomedia Service S.A., empresa experta en soluciones de teletrabajo, utiliza sistemas de comunicación remota que tienen herramientas para organizar las tareas de los equipos como chats, videoconferencias, pizarras en línea, archivos compartidos y calendarios, así como otros espacios virtuales que permiten realizar webinars o seminarios interactivos.
¿Cuáles son las ventajas
de esta plataforma?
• Posibilita reuniones más sofisticadas y productivas mediante el uso de vídeos de alta definición, audio integrado y el uso compartido de contenidos en tiempo real.
• Permite que los miembros del equipo puedan colaborar fácilmente desde sus dispositivos móviles, mediante los cuales pueden hacer uso de la función de vídeo bidireccional.
• Logra que las reuniones sean más eficientes al permitir que se compartan documentos, agendas, notas y grabaciones de manera accesible.
• Aplica un sistema de protección con políticas y controles de acceso estrictos integrados en Cisco WebEx Cloud.
2
Capítulo
Plataforma de gestión
Las compañías han adoptado
Aunque aún existen reparos sobre esta modalidad laboral, estas alternativas de gestión resultan particularmente eficientes para las
¿Cuáles son los desafíos
asociados al trabajo remoto?
Confianza y verificación
Colaboración y productividad
Responsabilidad por resultados
¿Cuáles son los
beneficios
de este tipo de plataformas?
¿Qué funciones puedo adquirir
coneste tipo de plataformas?
Suelen ser soluciones
Seguimiento
por proyecto o tarea
Registro de los avances de cada proyecto y cómo esto afecta los cronogramas y costos del mismo.
Alertas
de seguimiento
Se activan cuando se realizan tareas no laborales, para así recuperar la concentración.
Reportes
Muestra los proyectos activos, quiénes están trabajando en ellos y por cuánto tiempo.
Monitoreo
Web & App
Rastrea el uso específico de programas y aplicaciones, así como el tiempo dedicado a sitios web específicos.
Seguimiento
de asistencia
Registra la asistencia de los colaboradores y crea alerta sobre los que llegan tarde.
GPS
Tracking
Registra la locación de los colaboradores a través de una aplicación móvil.
Dispositivos
Registra el trabajo realizado en computadores de escritorios y dispositivos móviles.
Integraciones
Se sincroniza con múltiples softwares de gestión de proyectos, comunicaciones y contabilidad.
Múltiples
sistemas operativos
MAC OS, Windows y Linux.
Y los datos,
¿dónde quedan almacenados?
La información se guarda encriptada en servidores, lo que proporciona un nivel adicional de seguridad para los datos de la compañía. Estos cuentan con soporte, monitoreo y hosting las 24/7.
3
Capítulo
Seguridad en conexiones remotas
Si bien una conexión de internet estable es uno de los principios básicos del teletrabajo, la seguridad de los datos que se manejan en línea entra a jugar un papel fundamental en este panorama. Como bien se sabe, contar con una red privada de internet como la que tienen las empresas y desde la que todos accedemos en casa a través de una contraseña, no es suficiente para proteger información confidencial, especialmente cuando se trata de grandes compañías, organizaciones y gobiernos.
Cómo olvidar aquel escándalo en 2013 en el que la gigante Yahoo fue víctima de piratas informáticos, quienes obtuvieron ilegalmente los datos de 3.000 millones de sus usuarios. O, cuando a Uber le robaron la información personal de 57 millones de usuarios y conductores. También, cuando la seguridad de iCloud, el famoso sistema de almacenamiento en nube de Apple, fue violada por dos hackers que accedieron a fotos íntimas de celebridades como Ariana Grande, Kim Kardashian, Rihanna y Selena Gómez, entre otras.
Las amenazas son inminentes, pero estas brechas de seguridad se pueden evitar con dos capas de seguridad: un sistema VPN y la implementación de un doble factor de autenticación.
¿Qué es un
sistema VPN?
Es una red privada virtual (Virtual Private Network, por sus siglas en inglés) que ofrece un mayor nivel de protección y privacidad a quienes comparten datos en línea desde cualquier dispositivo. Este es el grado mínimo de seguridad que requiere una empresa que quiera implementar un sistema de trabajo remoto, pues es así como se puede blindar la información frente a un ataque cibernético.
Básicamente, una VPN crea un túnel que dirige la información a un servidor, en el cual esta es encriptada. De esta forma, si alguien intercepta ilegalmente este flujo de datos, no va poder leerlos o interpretarlos, incluso si se accede desde una red pública.
Y entonces, ¿para qué implementar
un doble factor de autenticación?
Es claro que la
¿Cómo funciona?
Validación de
la identidad
Autenticación
robusta
Conexión
remota segura
Seguridad de los
activos de la empresa
Autenticación biométrica a
través de reconocimiento facial.
Algunos tipos de autenticación
Autenticación remota a través de la identificación de la voz.
Uso de tokens móviles en dispositivos móviles iOS y Android.
Así, si su organización cuenta con sistemas de información como CRM, ERP, programas contables, entre otros, que se manejen remotamente y a través de servidores VPN, puede beneficiarse de un nivel adicional de autenticación.
Para Infomedia Service S.A., expertos en soluciones de teletrabajo, los beneficios de una doble capa de seguridad (VPN + Autenticación), incluyen:
Elevar los niveles de seguridad de los usuarios de VPN.
Integración con el hardware de VPN.
Administrar de manera centralizada el proceso de autenticación.
Proveer un esquema de autenticación robusto y dinámico para minimizar el riesgo de usuarios comprometidos en ataques de robo de identidad.
4
Capítulo
Plataforma e-learning
Tras las rigurosas medidas tomadas por los gobiernos del mundo, algunas compañías sufrieron cambios repentinos en sus formas de trabajo para las que no estaban preparadas. Bajo este panorama, un sinnúmero de trabajadores y compañías recurrieron al uso de plataformas virtuales para evitar la interrupción de sus actividades y responder satisfactoriamente a sus objetivos.
Sin embargo, durante un confinamiento masivo se presentan situaciones que no son propias del teletrabajo en tiempos normales, pues estar en compañía permanente de la familia puede complicar las jornadas laborales. Más allá de las herramientas tecnológicas, es necesario contar con un espacio adecuado y establecer rutinas, pues de lo contrario trabajar en casa puede generar molestia y frustración.
Entonces, entre la implementación de estas soluciones, las empresas han incluido plataformas de formación para facilitar la transición hacia el teletrabajo y fomentar procesos de adopción y capacitación entre de los colaboradores.
Tener una fuerza de trabajo preparada en el manejo de nuevas tecnologías, principalmente las basadas en la nube, aumentará la competitividad de la empresa y su capacidad de adaptación a diferentes escenarios, sin afectar su operación.
5
beneficios
de estas plataformas
A través de la implementación de una plataforma e-learning y, en el proceso de adaptación, serán notables diferentes aspectos positivos, tanto para la compañía como para los colaboradores.
Ahorro de costos dentro de la organización gracias a la apertura de canales de comunicación internos y externos. Esto permite una mayor capacidad de respuesta en los diferentes frentes del cargo de un colaborador y de los servicios de la empresa.
Crecimiento profesional de los colaboradores. Los procesos de capacitación a los que tienen acceso los trabajadores, desarrollarán habilidades que los transformarán en activos valiosos para la organización. Adicionalmente, la plataforma se convierte en un espacio interactivo para la creación de ideas y estrategias que nacen de quienes hacen parte de los nuevos espacios.
La plataforma permitirá al empleador evaluar la labor de sus colaboradores y medir lo aprendido a través de pruebas virtuales. De esta forma se posibilitan el conocimiento de los puntos débiles y las oportunidades de mejora de la plataforma miembros de la empresa.
Un aspecto importante es que los colaboradores perciben el esfuerzo que la empresa realiza en el desarrollo de sus capacidades, lo que genera un mayor sentido de pertenencia.
Al poner en marcha una plataforma de e-learning en la organización, las empresas logran construir una reputación positiva en la industria a la que pertenecen, por la eficiencia en los procesos, la capacitación empresarial y la mejora en el entorno de trabajo interno y externo que se obtiene.
Un
5
Capítulo
Gestión de indicadores
Este es un sistema capaz de integrarse a múltiples plataformas, incluyendo, por ejemplo, la que Infomedia Service S.A. utiliza para la gestión de colaboradores. Esta, en particular, cuenta con un tablero de mando que muestra la relación entre el cumplimiento de los indicadores de una organización y la estrategia corporativa.
Una solución de este tipo tiene la capacidad de parametrizar los indicadores establecidos por la compañía y de arrojar datos precisos que son usados a un nivel ejecutivo a la hora de tomar decisiones basadas en estadísticas que definen el futuro de un negocio.
¿Qué ventajas tiene este
tipo de plataformas?
• Monitorea periódicamente la situación de la empresa, analizando de forma independiente cada una de las áreas.
• Identifica oportunidades de mejora en áreas funcionales.
• Brinda evidencia de la mejora de un proceso, área o unidad.
• Mide el avance de las metas para la toma de decisiones asertivas.
• Hace correcciones a corto plazo, ya que permite rastrear indicadores y variables clave de la organización.
• Permite conocer los resultados preliminares de sobre cumplimiento, para motivar a los colaboradores.
El tablero de mando de Abacox, una plataforma creada por Infomedia Service S.A., utiliza la metodología Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral para visualizar el cumplimiento de los objetivos empresariales. Asimismo, esta recibe la información de otras herramientas y aplicaciones a través de una API (Application Programming Interface, por sus siglas en inglés) que facilita la interacción entre las plataformas y las alimenta automáticamente.
Pero, ¿de qué se trata la metodología
Balanced Scorecard?
Se trata de alinear la estrategia corporativa y los elementos operativos de la empresa para estimular su crecimiento. A partir de esta metodología, los conceptos financieros dejaron de ser la única fuente de información de las evaluaciones de desempeño, y se integraron otras perspectivas que componen un panorama más completo y preciso de la organización.
Perspectiva financiera
Perspectiva del cliente
Perspectiva de procesos
Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Y es, precisamente, un balance entre los indicadores de cada perspectiva lo que permite tener una visualización de todo lo que sucede en la organización en términos estratégicos, logísticos, presupuestales, entre otros. El objetivo final es, entonces, conocer, comunicar y medir la estrategia corporativa a través de KPI (Key Performance Indicator) establecidos, para así tomar decisiones oportunas encaminadas a la mejora de resultados.
6
Capítulo
Mesa de servicios profesionales
Una mesa de servicios, mesa de ayuda o help desk service, tiene el propósito de brindar toda la asistencia y soporte técnico que requiera una plataforma tecnológica de una empresa. El objetivo principal es atender y resolver de manera eficiente los problemas e inquietudes de los usuarios de la plataforma virtual.
Infomedia Service S.A., a través de su equipo especializado de profesionales, ofrece a sus clientes un acompañamiento integral en cada una de las fases de desarrollo del proyecto. Y para lograr un seguimiento de alto nivel, su capa de servicios profesionales tiene el siguiente alcance:
Capa de implementación
Esta primera fase, en la que se instalan todas las aplicaciones necesarias para mantener una operación estable, cuenta con una metodología ágil de instalación y tiene la ventaja de hacerse completamente de manera remota, al igual que la configuración de la plataforma y las pruebas de aceptación.
Capa de operación
La
Una de las mayores ventajas de contar con una mesa de servicios
profesionales es que ofrece soporte 7X24 a los usuarios.
Un help desk como el de Infomedia Service S.A. brinda soporte de hasta
tres niveles:
Primer nivel: es el
encontrará un equipo capaz de solucionar problemas e inquietudes
simples, vía teléfono.
Segundo nivel: está conformado con
inquietudes de mayor complejidad.
Tercer nivel: está en cabeza de un grupo especializado que conoce de
antemano el problema y está en las condiciones de
y virtualmente
Adicionalmente,
gestión remota de toda la plataforma y llegar a proporcionar mantenimiento
correctivo previo, de ser el caso.
Toda la realización de la labor está soportada en personal capacitado, entrenado y
especializado en el funcionamiento y manejo de la mesa de servicios profesionales.
Beneficios de una mesa
de servicios profesionales
Este servicio proporciona los siguientes beneficios para los usuarios y para la organización:
